Optimaal rendement IT-middelen? Let op het menselijke aspect

Nu we hybride werken, investeren organisaties onder meer in IT-middelen om dit zo goed mogelijk te faciliteren. Denk aan professionele schermen, audio en software voor hybride vergaderen. Uiteraard wil je dat die investering rendeert. Maar gebeurt dat ook? En zo niet, hoe komt dit dan? En wat kan je hieraan doen?

Een onderzoek van Gartner stelt dat 27% van de werkgevers tevreden is met de digitale vaardigheden van medewerkers. Een laag percentage. En ik vermoed dat dit voor een groot deel te maken heeft met die investering in nieuwe apparatuur.

Groots uitpakken

In de praktijk spreek ik werkgevers die met alle goede bedoelingen nieuwe apparatuur kopen voor op kantoor. Er wordt dan meestal groots uitgepakt: professionele schermen, interactieve whiteboards, (videovergader)software, microfoons, camera’s, smartphones en laptops. De investering is vaak gigantisch, zeker in grote bedrijven met veel verschillende vergader- en werkruimtes.

IT kiest apparatuur

Dat gaat meestal zo: een collega van IT kiest de apparatuur uit in een catalogus. Na akkoord door het management wordt de apparatuur aangeschaft en geïnstalleerd. De IT-collega krijgt een pluim, want hij heeft snel gehandeld en iedereen op kantoor kan er (in theorie) direct mee aan de slag.

Gebruiksvriendelijkheid, vanzelfsprekend?

Omdat het om kostbare apparatuur gaat, gaat de werkgever er vanuit dat het dan ook wel gebruiksvriendelijk zal zijn voor iedereen. Maar gebruiksvriendelijkheid is een breed begrip. En als je 500 of 1000 medewerkers hebt in verschillende generaties, is het niet realistisch dat de middelen en software voor iedereen in de organisatie als ‘gebruiksvriendelijk’ worden ervaren. Een onmogelijke opgaaf, als je het mij vraagt.

Geavanceerde functies, nauwelijks uitleg

En hoe gaat het dan meestal verder? De organisatie neemt de nieuwe IT-middelen en software direct in gebruik. Medewerkers krijgen geen demo van de vele geavanceerde functionaliteiten, maar moeten het doen met een korte handleiding die bij de apparatuur ligt.

…dan pakken we de flip-over er maar weer bij

We kennen allemaal de voorbeelden van vergaderingen die uitlopen omdat het scherm niet meewerkt of omdat het niet lukt om in te loggen vanaf het scherm. Om toch snel van start te kunnen, pakken we de conference-telefoon er maar weer bij. Of de fysieke flip-over in het geval van een interactief whiteboard. Kortom, we kiezen ervoor om de apparatuur voortaan maar helemaal niet meer te gebruiken.

Investeer in het menselijke aspect

Ligt dat aan de digitale vaardigheden van medewerkers? Niet per se! Organisaties vergeten namelijk vaak om ook te investeren in het menselijke aspect dat hierbij komt kijken. Professionele apparatuur beschikt vaak over tal van geavanceerde functionaliteiten. Die zijn heel handig, maar je moet ze wel kennen om er goed mee te werken en er het maximale uit te halen.

Train je medewerkers

Het is essentieel om je medewerkers te begeleiden en te trainen in het gebruik van de nieuwe apparatuur en software. Overweeg ook een pilot, waarbij je test of medewerkers de nieuwe oplossingen inderdaad als plezierig, gebruiksvriendelijk en productiviteitsverhogend ervaren. En durf je keuze ook tussentijds te heroverwegen.

Data-onderzoek

Mijn belangrijkste advies is nog wel om vooraf te onderzoeken: hoe zorg ik dat medewerkers optimaal werken en welke middelen passen daarbij? Dit doe je allereerst door de ervaringen, wensen en behoeften van medewerkers op te halen. Daarnaast kan data-onderzoek via een analytics-tool ondersteunen met waardevolle inzichten en cijfers over de manier waarop medewerkers werken. In een komend artikel ga ik daar graag dieper op in. Houd Werktrends dus in de gaten.