Efficiënt facturen verwerken!

Het verwerken en versturen van papieren debiteuren- en crediteurenfacturen is een ondoorzichtig, tijdrovend en inefficiënt proces, met een aanzienlijke (menselijke) foutkans.

Digitalisering van de factuurstromen biedt veel aanknopingspunten om de processen te optimaliseren, foutkansen te minimaliseren en de gegevensuitwisseling adequaat te beveiligen. Digitalisering maakt bovendien het gehele P2P-proces transparant en meetbaar.

Met onze e-facturatiediensten kunnen wij u volledig ontzorgen, in die vaak zo moeizame transitie van papier via hybride systemen naar volledig digitale factuurverwerking. Wij koppelen de boekhoudingen van ketenpartners, zodat zij transparant informatie kunnen uitwisselen. Met andere toonaangevende dienstverleners en overheden stimuleren wij via Simplerinvoicing de verdere ontwikkeling en adoptie van open standaarden, zodat interoperabiliteit tussen verschillende dienstverleners de norm wordt.

Met onze e-facturatiediensten hoeft u niet met een big bang uw traditionele factuuruitwisseling stop te zetten. We helpen u en uw klanten en leveranciers planmatig en gecontroleerd om te schakelen naar elektronisch factureren. U migreert stap voor stap, zodra en wanneer u en uw ketenpartners er klaar voor zijn. Wij verzorgen intussen de volledige opslag en verwerking van de facturen, waardoor u alle denkbare inkomende facturen zorgeloos kunt blijven ontvangen – als e-factuur, via e-mail, webdienst, EDI, fax, PDF of zelfs nog op papier. En: met onze monitoring- en rapportagetools blijft u al die tijd nog beter dan nu in control over al uw bedrijfskritische data.

De voordelen

Ricoh ook aangesloten bij Simplerinvoicing: e-factureren in UBL

Simplerinvoicing is de community van e-facturatie, ERP en accounting software providers die e-factureren met UBL mogelijk maakt voor iedereen inclusief aansluiting op het Peppol netwerk voor e-facturatie met overheden.

Referenties & Voordelen

Gildeprint ontvangt zo’n 2500 facturen per jaar. in plaats van handmatige verwerking komen ze via de slimme oplossingen van Ricoh direct in de workflow. Dit voorkomt fouten, bespaart veel tijd en werkt veel fijner.

Bouwmensen Zuid-West bespaart maar liefst 68% tijd met Ricoh en Readsoft om inkomende facturen te verwerken. Lees hier over hun zeer tevreden ervaringen!

Voordelen

  1. Realtime inzicht in de factuur status
    altijd direct en real time inzicht in de facturenstroom. U heeft altijd actueel inzicht in de reeds betaalde en nog lopende verplichtingen.
  2. Meer overzicht en controle
    D.m.v. automatische factuurherkenning worden alle velden in het systeem ingevuld. Vervolgens kan de factuur digitaal gecontroleerd en goedgekeurd worden (workflow), waarna de financiële afdeling de factuur betaalbaar stelt en hij automatisch wordt doorgezet. U weet altijd waar of bij wie een factuur zich bevindt en of deze reeds betaald is of niet.
  3. Het reduceren van kosten
    Door het automatiseren van de factuurverwerking kan hetzelfde werk vaak door minder personen en in minder tijd worden uitgevoerd. Zo bespaart u enerzijds op uw personeelskosten en anderzijds op het papierverbruik. Zo bent u ook nog eens milieuvriendelijk bezig!
  4. Geen facturen meer die kwijtraken
    U kunt altijd zien waar en bij wie een factuur zich bevindt, hierdoor raken facturen nooit meer kwijt. Verantwoordelijken krijgen automatische herinneringen wanneer er nog facturen zijn die nog niet zijn gecontroleerd en/of goedgekeurd.
  5. Tijdsbesparing
    Met de intelligente scanoplossing (OCR), gekoppeld aan de software, worden digitale facturen automatisch ingelezen en kunnen papieren facturen, na gescand te zijn, ook automatisch worden ingelezen. Hier komen dus geen handmatige handelingen meer aan te pas.
  6. Facturen eenvoudig terugvinden
    In de software heeft iedere gebruiker een persoonlijk digitaal archief waar hij/zij middels een zoekfunctie direct de gewenste factuur kan opvragen. Vind direct de factuur die u zoekt door het gebruik van zoekwoorden.
  7. Minder gevoelig voor fouten
    Door het proces te automatiseren en gebruik te maken van OCR (Optical Character Recognition) sofware worden het aantal fouten geminimaliseerd. De gegevens op de factuur worden automatisch gecontroleerd a.d.h.v. het overeenkomende crediteurennummer in de database. Geen onterechte en/of dubbele betalingen meer!
  8. Archivering / ruimtebesparing
    Iedere gebruiker bouwt automatisch een digitaal doorzoekbaar en persoonlijk archief op. Met dit digitale archief bespaart u ruimte, papier en kunt u alles in een handomdraai terugvinden.

Onafhankelijk van ERP en financieel pakket

Onze oplossingen zijn ERP onafhankelijk. Eenvoudig te koppelen met SAP, Isah, Afas, Exact, Accountview, MS Dynamics AX of NAV, Unit4 Financials, Unit4 Agresso, Eurodossier.

Exact en Ricoh zorgen ervoor dat uw papieren en digitale documenten feilloos gedigitaliseerd worden én direct in uw administratie in Exact terug te vinden zijn. Ricoh ontsluit de digitale wereld van Exact Online, Globe en Synergy volledig.

Lees de case van Da Vinci College (ROC-Zuid Holland) over ‘Snel inzicht in alle order- en factuurinformatie’.