Digitale formulieren maken en data verzamelen

Maak offertes, vragenlijsten, verzamellijsten, ontelbare voorbeelden van papieren formulieren allemaal digitaal en toegankelijk via tablet of smartphone. Na het invullen worden de gegevens direct verwerkt in uw systemen zoals CRM, ERP etc. Dit gaat veel sneller, de foutkans is nihil en daarmee behaalt u winst!

Denk bijvoorbeeld aan het aftekenen van offertes, het aftekenen van afleveringsdocumenten, het invullen van enquêtes, De mogelijkheden zijn onbeperkt !

Ideaal voor zorg, industrie en logistiek 

In bijna alle organisaties spelen formulieren een belangrijke rol. Bijvoorbeeld om handelingen, processen of leveringen te starten, controleren of goedkeuren. Steeds meer organisaties zetten in op digitalisering. Toch wordt er ook nog veel gebruik gemaakt van papieren formulieren, zoals op de productievloer van fabrieken, zorgverleners aan het bed of vrachtwagenchauffeurs die een lading afleveren.

Uitwisseling in de hele keten

Voor de ondersteuning van e-forms is het van belang dat de digitale documenten uitgewisseld kunnen worden in de hele keten. Dus ook tussen organisaties. Daarvoor is het essentieel dat alle betrokkenen beschikken over een tablet of smartphone. Ook is vaak een internet- of netwerkverbinding nodig om de order, vracht of zorgtaak direct in de achterliggende systemen te verwerken. En die systemen moeten weer met elkaar kunnen communiceren. Door deze complexiteit kan het gebruik van papier in eerste instantie goedkoper lijken. Maar dit is schijn.

Verborgen kosten van papier

De verwerking van papieren formulieren kost veel extra geld en tijd. De informatie wordt toch ergens gedigitaliseerd. Dit betekent: scannen of handmatig invoeren. En dat is verderop in de keten altijd minder efficiënt dan wanneer het formulier direct digitaal wordt opgeslagen en verwerkt. Kortom: het produceren en distribueren van papieren formulieren levert verborgen kosten op. Reken gerust zo’n 5 euro per formulier (aldus een studie van AIIM). Tel daarbij nog 3 euro op voor de verwerking en u hebt reden genoeg om alternatieven te zoeken.

Kortere doorlooptijden, hogere productie

Uiteraard is het ook een investering om een omgeving in te richten om e-forms uit te wisselen. Denk aan de aanschaf van apparatuur en software (apps), onderhoud en beheer. Maar deze investering betaalt zich in de regel terug in een efficiëntere bedrijfsvoering. Doorlooptijden dalen en de productie stijgt. Digitaal documentbeheer maakt bestanden vanaf meer locaties toegankelijk. Elke geautoriseerde gebruiker heeft toegang tot het bestand en kan direct bij het formulier.

Geschikt voor vele systemen en zelf te beheren

Het is een webapplicatie die ontwikkeld is voor meerdere besturingssystemen. Hiermee kunnen we alle functies aanspreken van een mobiel apparaat, zoals geolocatie, de camera, luidspreker of een touchpad om een handtekening te zetten. U kunt zelf de formulieren maken, doorontwikkelen en beheren.

Breng processen in kaart

Breng tot slot vóór de ontwikkeling van de app voor e-forms eerst de processen goed in kaart. Wij zijn gespecialiseerd en kennen de uitdagingen van zo’n transformatie naar digitaal. Zodat uw organisatie haar kansen kan grijpen om processen, diensten en de verwerking van formulieren beter in te richten.

Wilt u de meerwaarde van deze toepassing voor uw organisatie ontdekken? Neem contact op met één van onze adviseurs voor een nadere kennismaking.